Κυριακή, 15 Ιανουαρίου 2012

PDF Αρχεία. Μοιραστείτε την πληροφορία



Όσοι από εσάς τριγυρίζετε στο internet, σίγουρα, τα έχετε δει και πολλοί τα έχετε  χρησιμοποιήσει. Για τους περισσότερους, όμως,  τα PDF αρχεία παραμένουν ένα ερωτηματικό. Ας δούμε λοιπόν αυτήν την ιδιαίτερη μορφή αρχείων από λίγο πιο κοντά. 


Τι είναι τα PDF Αρχεία;
PDF (Portable Document Format) είναι μια μορφή αρχείων που υποστηρίζεται από την εταιρία ADOBE.
Τα αρχεία αυτά δημιουργούνται από το πρόγραμμα Adobe Acrobat της ίδιας εταιρίας. Αυτή η μορφή αρχείων έγινε παγκόσμια αποδεκτή επειδή υποστηρίζει αυτόνομα αρχεία, που διαβάζονται από όλους τους χρήστες ανεξάρτητα από την πλατφόρμα του λειτουργικού τους συστήματος ή τον εξοπλισμό τους σε λογισμικό. Επιπλέον η τελική μορφή της πληροφορίας είναι ακριβώς ίδια όπως και στα πρωτότυπα αρχεία. 


Σε τι εξυπηρετούν τα αρχεία PDF ;
Τα PDF είναι αρχεία πολύ διαδεδομένα για τους παρακάτω λόγους : 
  1. Τα αρχεία αυτά λειτουργούν ανεξάρτητα από την εφαρμογή  από την οποία προήλθαν. Μπορεί κάποιος να φτιάξει τέτοια αρχεία μέσα από MS Word ή το Corel Draw. Το αρχείο PDF που θα παραχθεί μπορεί να το διαβάσει οποιοσδήποτε ακόμη και αν δεν έχει τις παραπάνω εφαρμογές.
  2. Εμποδίζουν την αλλοίωση του περιεχομένου τους από τον αποδέκτη. To βασικότερο πλεονέκτημα των αρχείων αυτών είναι ότι ο παραλήπτης δεν έχει τη δυνατότητα να επέμβει και κατ’ επέκταση να αλλοιώσει το περιεχόμενο των αρχείων αυτών. Αυτό βέβαια, έχει άμεση σχέση με τα δικαιώματα που μπορεί να ορίσει ο δημιουργός ενός τέτοιου αρχείου.
  3. Ενσωματώνουν μέσα στο ίδιο αρχείο γραμματοσειρές, εικόνες, κείμενο και οτιδήποτε άλλο απαρτίζει το συνολικό αποτέλεσμα μιας δουλειάς. 
  4. Υποστηρίζουν μια ποικιλία από μεθόδους συμπίεσης. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα στην άμεση και γρήγορη μετάδοση οποιασδήποτε πληροφορίας ανεξάρτητα από τον όγκο της.
  5. Υποστηρίζουν τις ανάγκες τόσο των ατόμων που επικοινωνούν μέσω internet όσο και εκείνων που απαιτούν την υψηλή ανάλυση των αρχείων Postscript σε εκτυπωτικές εργασίες.

Πως μπορώ να διαβάσω και να δημιουργήσω  αρχεία PDF;

Τις περισσότερες φορές υπάρχει μια σύγχυση σχετικά με τα αρχεία PDF. Η σύγχυση αυτή οφείλεται στο γεγονός ότι όλοι μπορούν να διαβάσουν αρχεία PDF, αλλά μόνο ορισμένοι μπορούν να δημιουργήσουν. 
Για να μπορέσετε να διαβάσετε αρχεία PDF πηγαίνετε στην σελίδα της ADOBE  (http://get.adobe.com/reader/) και κατεβάζετε ΔΩΡΕΑΝ το αρχείο του ACROBAT READER. Κάνετε την εγκατάσταση του προγράμματος στον υπολογιστή σας και είστε έτοιμοι να αρχίσετε το διάβασμα των αρχείων PDF.
Για να μπορέσετε να δημιουργήσετε αρχεία PDF πρέπει να ΑΓΟΡΑΣΕΤΕ το πλήρες πρόγραμμα  ACROBAT της ΑDOBE. Αυτό δίνει, εκτός από τη δυνατότητα δημιουργίας και πάρα πολλές άλλες λειτουργίες που αφορούν τη διαχείριση των αρχείων PDF.  
Στη συνέχεια θα δούμε ορισμένες από τις λειτουργίες που μας δίνει το πλήρες πακέτο του ACROBAT.



Αρχίζοντας τη δουλειά …
Για να είναι δυνατή η μετατροπή οποιουδήποτε αρχείου σε PDF πρέπει να γίνει εγκατάσταση της ολοκληρωμένης έκδοσης του Adobe Acrobat. 
Αμέσως μετά την εγκατάσταση θα παρατηρηθούν τα εξής: 
  • Στο μενού επιλογών Έναρξη / Προγράμματα (Start / Programs) εμφανίστηκαν δύο νέες επιλογές Adobe Acrobat και Adobe Distiller. 
  • Στο παράθυρο των εκτυπωτών (Start / Programs / Settings / Printers) εμφανίζεται ένας νέος συμβατικός εκτυπωτής ο Acrobat Distiller.
  • Σε ορισμένες εφαρμογές όπως π.χ. το MS Word εμφανίζεται κάποια νέα επιλογή ή κάποια νέα κουμπιά που σχετίζονται με την εφαρμογή Adobe Acrobat.


Πως θα δημιουργήσω αρχεία PDF από άλλες εφαρμογές; 
Κάθε εφαρμογή έχει τον δικό της τρόπο που θα σας βοηθήσει στην δημιουργία των ανάλογων αρχείων. Για να δούμε πως δημιουργούνται PDF αρχεία, μέσα από τις εφαρμογές Corel Draw, Illustrator, InDesign, Photoshop και Microsoft Word.


Corel Draw 
Από την έκδοση 9 και μετά, η κατασκευάστρια εταιρία Corel Corporation σεβόμενη τις ανάγκες των χρηστών, για τη γρήγορη δημιουργία PDF αρχείων, έχει αυτοματοποιήσει λίγο το πρόγραμμα. Εφόσον έχει εγκατασταθεί στον ίδιο υπολογιστή το Adobe Acrobat, το Corel Draw ενεργοποιεί στο μενού «File» την επιλογή «Publish to PDF». Από την επόμενη οθόνη εκτός από τα στοιχεία του νέου αρχείου (όνομα και τον φάκελο), από το πεδίο  «PDF Preset» μπορείτε να επιλέξετε «Web», αν το PDF θα είναι χαμηλής ανάλυσης ή «Prepress» αν το αρχείο θα πάει για εκτύπωση. Στην δεύτερη περίπτωση στην επόμενη οθόνη πρέπει να επιλέξετε μια σειρά από παραμέτρους ανάλογα με την εκτύπωση που θα γίνει.
Το Corel Draw, έχει επιπλέον τη δυνατότητα να διαβάζει PDF αρχεία. Για να γίνει αυτό, ακολουθείτε τη γνωστή διαδικασία «File \ Open», μόνο που από το παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέγετε αρχικά από το πεδίο «Files of Type» το «PDF – Adobe Portable Document Format» και στη συνέχεια δίνετε το όνομα του PDF αρχείου που θέλετε να δείτε.





Adobe Illustrator
Αν και η εφαρμογή είναι της Adobe, όπως και τo Adobe Acrobat, παρολαυτά, για τη δημιουργία των PDF αρχείων δεν έχει δοθεί ιδιαίτερη έμφαση. 
Για την Adobe η δημιουργία PDF αρχείου είναι ένα απλό «File \ Save» ή ένα«File \ Save a Copy…» .
Αρχικά από το πεδίο «Save as Type» επιλέγετε «Adobe PDF (*.PDF)» και στη συνέχεια ορίζετε το όνομα και τον φάκελο που θα αποθηκευτεί το αρχείο PDF.
Το Illustrator έχει και αυτό τη δυνατότητα να διαβάζει αρχεία PDF. Για να γίνει αυτό επιλέγετε «File \ Open», στη συνέχεια ορίζετε το όνομα του PDF αρχείου που θέλετε να δείτε.



Adobe InDesign
Το Adobe InDesign ως ένα πλήρες επαγγελματικό πρόγραμμα σελιδοποίησης δίνει δύο πολύ σημαντικές δυνατότητες στο θέμα των PDF αρχείων. 
Αρχικά μπορείτε την δουλειά που έχετε φτιάξει να την μετατρέψετε σε ένα αρχείο PDF χαμηλής ανάλυσης. Αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας «File \ Adobe PDF Presets \ Smallest File Size», στην επόμενη οθόνη απλά πατάτε «Οk». Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να στείλετε τη δουλειά σας σε ένα σχετικά μικρό αρχείο μέσω e-mail.
Στη συνέχεια μπορείτε το αρχείο που έχετε δημιουργήσει, και εφόσον αυτό είναι στην τελική του μορφή, να το προετοιμάσετε για το τυπογραφείο. Αυτό μπορεί να γίνει επιλέγοντας «File \ Adobe PDF Presets \ Press Quality». Στην επόμενη οθόνη υπάρχουν μια σειρά από παραμέτρους που πρέπει να επιλέξετε ανάλογα με την εκτύπωση που θα ακολουθήσει. Όταν τελειώσετε με τις παραμέτρους αυτές πατάτε «Οk».





Adobe Photoshop
To Photoshop ως ένα ακόμη «άξιο παιδί» της οικογένειας Adobe, έχει δύο τρόπους δημιουργίας PDF αρχείων. 
Με τον πρώτο, ακολουθεί τον κοινό τρόπο δημιουργίας και ανάγνωσης PDF αρχείων. Όπως και στο Illustrator, έτσι και εδώ η δημιουργία PDF αρχείων είναι μια απλή αποθήκευση. Αφού επιλέξετε «File \ Save» ή «File \ Save a Copy…», στη συνέχεια από το πεδίο «Save as Type» επιλέγετε το «Adobe PDF (*.PDF)» και τέλος δίνετε το όνομα και τον φάκελο που θα έχει το αρχείο PDF.
Με τον δεύτερο τρόπο μπορείτε να φτιάξετε ένα PDF αρχείο για μια δουλειά που έχετε ανοικτή στο Photoshop ή να ενσωματώσετε περισσότερες από μια δουλειές σας σε ένα αρχείο PDF.  Και στις δύο περιπτώσεις επιλέγετε «File \ Automate \ PDF Presentation». 
Στην επόμενη οθόνη επιλέγετε ένα ή περισσότερα αρχεία που θα συμμετέχουν στη διαδικασία και πατάτε «Save».
Το ίδιο απλή, μέσα από το Photoshop, είναι και η ανάγνωση ενός PDF αρχείου. Επιλέγετε «File \ Open» και στη συνέχεια το όνομα του αρχείου που θέλετε να δείτε. 
Όταν ανοίγετε ένα PDF αρχείο από το Photoshop, τότε εμφανίζεται σχετικό παράθυρο που σας ρωτάει το μέγεθος, την ανάλυση και την χρωματική παλέτα (CMYK, RGB), με την οποία θέλετε να εμφανιστεί. Το αποτέλεσμα είναι μια εικόνα με το περιεχόμενο του αρχείου PDF.
Σε περίπτωση που το αρχείο PDF έχει πολλές σελίδες, το Photoshop σας αφήνει, με σχετικό μήνυμα  να επιλέξετε την σελίδα  που θα εμφανιστεί. 





Microsoft Word
Φυσικά, δεν θα μπορούσε να μείνει χωρίς PDF αρχεία και η Microsoft. Η οποία μάλιστα όχι απλώς έδωσε έμφαση στο γεγονός, αλλά αφιέρωσε στην δημιουργία PDF αρχείων ένα ολόκληρο μενού και μια διαφορετική γραμμή εργαλείων με ειδικά πλήκτρα. 
Αν στον υπολογιστή σας έχετε εγκαταστήσει το πλήρες πακέτο του Adobe Acrobat, τότε εμφανίζεται η επιπλέον επιλογή «Acrobat» στο κεντρικό μενού της εφαρμογής. Επιλέγοντας Acrobat εμφανίζεται μενού από το οποίο επιλέγεται «Μετατροπή σε PDF». Έτσι μπορείτε να δημιουργήσετε το PDF αρχείο του κειμένου που εκείνη τη στιγμή εμφανίζεται στην οθόνη. 
Από το ίδιο μενού μπορείτε αυτόματα να δημιουργήσετε PDF αρχεία και να τα συμπεριλάβετε σε ένα e-mail (attached file). Ακόμα, μπορείτε να δείτε το περιεχόμενο του τελικού αρχείου μεταπηδώντας στην εφαρμογή Adobe Acrobat. Τέλος, με την επιλογή  «Αλλαγή ρυθμίσεων μετατροπής» μπορείτε να αλλάξετε τις παραμέτρους βάσει των οποίων θα δημιουργηθεί το αρχείο.


Ορισμένες τεχνικές λεπτομέρειες...


Πως δημιουργούνται τα PDF αρχεία;
Η εφαρμογή που βασικά ευθύνεται για την δημιουργία των PDF αρχείων είναι ο Adobe Distiller. 
O Acrobat Distiller είναι ένας μεταφραστής (interpreter) που ανάλογα με την έκδοσή του μετατρέπει την πληροφορία σε γλώσσα Adobe Postscript Level 1,2 ή 3 αντίστοιχα. Συχνά πολλοί τον χαρακτηρίζουν ως μηχανή RIP (Raster Image Processor), κάτι το οποίο δεν ευσταθεί επειδή ο Adobe Distiller δεν μεταφράζει την πληροφορία σε ράστερ. 
O Acrobat Distiller λειτουργεί σαν μια postscript εκτυπωτική μηχανή. Διαβάζει δηλαδή, τα δεδομένα της κάθε σελίδας και τα μεταφράζει σε κώδικα postscript. Η διαφορά είναι ότι αντί να εκτυπώνει το αποτέλεσμα σε χαρτί, φιλμ ή τσίγκο αποθηκεύει όλες τις πληροφορίες για την διαμόρφωση των σελίδων σε αρχεία PDF.
Για να μετατραπεί λοιπόν, ένα αρχείο σε PDF μορφή πρέπει να κληθεί ο Acrobat Distiller.
Σε ορισμένες εφαρμογές η χρήση του Acrobat Distiller δεν είναι τόσο ορατή. Στις εφαρμογές αυτές (όπως π.χ. στο MS Word) δημιουργούνται επιπλέον επιλογές στο μενού οι οποίες ενεργοποιούν τη διαδικασία μετατροπής του τρέχοντος αρχείου σε αρχείο pdf, χωρίς την ενδιάμεση παρεμβολή του χρήστη. Στη συνέχεια θα δούμε αναλυτικά σε κάθε εφαρμογή ξεχωριστά, πως μπορούμε να δημιουργήσουμε PDF αρχεία.



Σε άλλες εφαρμογές η δημιουργία των PDF αρχείων δεν είναι τόσο εύκολη. Στην περίπτωση αυτή μπορούμε να κάνουμε χρήση του Acrobat Distiller, όπου δεν διαφέρει καθόλου από μια απλή εκτύπωση. Ο χρήστης καλεί το αρχείο που θέλει να μετατρέψει σε PDF, ενεργοποιεί τη διαδικασία εκτύπωσης κατά την οποία επιλέγει ως εκτυπωτή τον Acrobat Distiller. Στην περίπτωση αυτή αν ο χρήστης θέλει τον καθορισμό ειδικών παραμέτρων δεν έχει παρά να πατήσει το κουμπί «Ιδιότητες» (Properties) από το παράθυρο εκτύπωσης .
Για τους ποιο έμπειρους ή τους ποιο απαιτητικούς η μετατροπή ενός αρχείου σε PDF γίνεται άμεσα από την εφαρμογή Acrobat Distiller (Start / Programs). Στην περίπτωση αυτή ο χρήστης καλεί το προς μετατροπή αρχείο και αφού ενεργοποιήσει μια σειρά από παραμέτρους το μετατρέπει σε PDF. Οι παράμετροι αυτές έχουν άμεση σχέση με την ποιότητα του αποτελέσματος. 


Τι γίνεται με τις γραμματοσειρές ;
Οι γραμματοσειρές στα PDF αρχεία είναι ένα θέμα που θέλει ιδιαίτερη προσοχή. Αν στα κείμενα χρησιμοποιούνται γραμματοσειρές που δεν έχει στον υπολογιστή του ο παραλήπτης του PDF αρχείου, τότε το αποτέλεσμα δεν θα είναι το αναμενόμενο. Για να αντιμετωπιστεί εγκαίρως η οποιαδήποτε δυσάρεστη κατάσταση, πρέπει πριν την μετατροπή ενός αρχείου, να ενεργοποιηθεί η κατάλληλη παράμετρος του Adobe Distiller.
Η διαδικασία παραμετροποίησης από την οθόνη εκτύπωσης, εφόσον είναι επιλεγμένος ο Adobe Distiller, ενεργοποιείται  από το πλήκτρο «Ιδιότητες» (Properties). Στην συνέχεια πρέπει να γίνουν οι επιλογές «Adobe PDF ρυθμίσεις», «Αλλαγή ρυθμίσεων μετατροπής», «Fonts». Στο παράθυρο που εμφανίζεται πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η παράμετρο «Embed All Fonts». 
Με τον τρόπο αυτό όλες οι γραμματοσειρές που χρησιμοποιούνται στο πρωτότυπο αρχείο ενσωματώνονται και στο αρχείο PDF.



Πως θα εξασφαλίσω την ασφάλεια του αρχείου μου ;
Ένα από τα σημαντικότερα στοιχεία που έκαναν τα αρχεία PDF δημοφιλής είναι η ευκολία στον ορισμό κανόνων ασφαλείας. Από την έκδοση 5.0 του Adobe Acrobat υποστηρίζεται η 128 bit μέθοδο κρυπτογράφησης η οποία επιτρέπει την χρήση κωδικών ασφαλείας. 
Εκτός όμως από τους κωδικούς ασφαλείας ο χρήστης έχει τη δυνατότητα, κατά τη δημιουργία ενός αρχείου PDF, να ορίσει κανόνες για την ασφάλεια του αρχείου του. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα ο παραλήπτης να έχει ελεγχόμενα δικαιώματα πρόσβασης πάνω σε αυτό.
Αυτό σημαίνει ότι κατά τη δημιουργία ενός αρχείου PDF μπορούν να εμποδιστούν ή να επιτραπούν οι παρακάτω ενέργειες :
  • Η εκτύπωση του αρχείου
  • Η αποθήκευση του αρχείου σε άλλη μορφή
  • Η αντιγραφή και επικόλληση (Copy-Paste)  μέρους ή ολόκληρου του αρχείου
  • Η αλλαγή του περιεχομένου του αρχείου
  • Η προσθήκη ή η επεξεργασία των σχολίων και των φορμών
Η προσθήκη των παραπάνω κανόνων ασφαλείας μπορούν να ενσωματωθούν στο αρχείο PDF και μετά τη δημιουργία του. Για να γίνει αυτό :
  1. Καλείτε την εφαρμογή Adobe Acrobat (Start / Programs)
  2. Ανοίγετε το αρχείο PDF που έχετε δημιουργήσει
  3. Από το μενού επιλέγετε «Αρχείο, Προστασία Εγγράφου»
  4. Από το πεδίο «Επιλογές Προστασίας» επιλέγετε «Τυπική Acrobat Προστασία»
  5. Στην οθόνη που εμφανίζεται (Εικόνα 3) επιλέγετε τις παραμέτρους που θέλετε και πατάτε «Ok»

Επαναπροσδιορισμός περιεχομένου αρχείου PDF
To Adobe Acrobat δίνει τη δυνατότητα επαναπροσδιορισμού του περιεχομένου ενός αρχείου PDF. Αυτό σημαίνει ότι, εφόσον έχετε το δικαίωμα από τον κατασκευαστή του PDF, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αρχείο PDF σε άλλη μορφή αρχείου. Με τον τρόπο αυτό μπορείτε να ανταλλάσσεται πληροφορίες σε αρχείο PDF και στην συνέχεια οι πληροφορίες αυτές να δέχονται περαιτέρω επεξεργασία, σε άλλη εφαρμογή. Οι μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να μεταφερθεί ένα αρχείο PDF είναι :
Αρχείο Κειμένου (.txt, . rtf). Στην περίπτωση αυτή το περιεχόμενο του αρχείου μπορεί να το δεχθεί οποιοσδήποτε επεξεργαστής κειμένου.
Αρχείο Εικόνας (.tif, .png, .jpg). Στην περίπτωση αυτή κάθε σελίδα  του αρχείου γίνεται μια αυτόνομη εικόνα, σε μια από τις τρεις μορφές που αναφέρθηκαν. 

Τελειώνοντας, θα κλείσουμε με μια συμβουλή. Αν κατά τη δημιουργία αρχείων PDF, αντιμετωπίσετε κάποιο πρόβλημα με τα μενού και τις οθόνες, τότε θυμηθείτε ότι, ανεξάρτητα με εταιρία κατασκευής λογισμικού, η διαδικασία είναι μια απλή εκτύπωση στον εικονικό εκτυπωτή «Acrobat Distiller». Αν στο γεγονός αυτό προσθέσουμε ότι πάντα θυμάστε που αποθηκεύσατε το PDF αρχείο που φτιάξατε, τότε όλα θα πάνε καλά.  


Θοδωρής Μαστρογιάννης
Γραφίστας
th.mastro2@gmail.com

1 σχόλιο: